Vanliga frågor

Allmänt

Vem får göra en anmälan?

En anmälan genom Trumpet kan lämnas av samtliga som på något sätt representerar den organisation rapporten avser. Detta inbegriper styrelsemedlemmar, alla anställda (tillsvidareanställda, provanställda, visstidsanställda, heltids- och deltidsanställda), praktikanter och inhyrd personal (bemanningspersonal). Även anställda hos den berörda organisationens leverantörer, konsulter och samarbetspartners har denna möjlighet.

Vem ligger bakom Trumpet?

Whitepaper Advisors är företaget bakom tjänsten Trumpet — en extern visselblåsarfunktion för alla typer av organisationer (allt från föreningar till företag, koncerner, kommuner och stat). Trumpet erbjuder en säker rapporteringskanal för dem som har något de vill berätta och som av någon anledning inte kan eller vågar vända sig direkt till den organisation som det gäller.
Whitepaper Advisors är ett bolag där hög integritet och trovärdighet är förutsättningar för att vår verksamhet skall existera. Vi har gedigen erfarenhet av att utreda och hjälpa organisationer att hantera oegentligheter.

Säkerhet

Varför kan jag lita på Trumpet?

Hela syftet med Trumpet är att erbjuda organisationer en extern funktion som svarar upp mot gällande lagar, där potentiella visselblåsare på ett säkert sätt kan rapportera oegentligheter. Systemet är en tekniskt säker lösning där visslaren som utgångspunkt är helt anonym och där vi som hanterar systemet inte kan se vem visslaren är, såvida personen inte aktivt väljer att vara öppen med sina kontaktuppgifter.
Vi som levererar denna tjänst måste förhålla oss till de lagar som gäller. Utifrån hur systemet och funktionen är utformad och skriven i avtal får vi inte — och kan vi inte — samla in personuppgifter om den som visslar ifall visselblåsaren vill vara anonym. Även om den som visslar väljer att vara öppen mot handläggaren är vi personuppgiftsansvariga och får inte lämna vidare visslarens personuppgifter. De lagar som direkt reglerar hanteringen av ett ärende är:
  • EU-direktivet Dataskyddsförordningen (GDPR) — skyddar dina grundläggande rättigheter och friheter, särskilt din rätt till skydd av dina personuppgifter.
  • EU-direktivet om skydd för personer som rapporterar om överträdelser av unionsrätten. Direktivet ställer bland annat krav på tredjepartsleverantörer att visselblåsarsystemet skall garantera oberoende, konfidentialitet, dataskydd och tystnadsplikt.
  • Svenska visselblåsarlagen, som ger särskilt skydd mot repressalier för arbetstagare som slår larm om allvarliga missförhållanden.
Vår roll är att skapa förutsättning för de organisationer vi har som kunder att ta emot ärenden som visselblåsare annars avstått från att rapportera. En förutsättning för detta är att du som visselblåsare känner till dina rättigheter och kan lita på systemet. Vi har avtalat med våra kunder (exempelvis den organisation din rapport avser) om att vi enbart lämnar ut den information som visselblåsare lämnar i fritext samt eventuella filer som visselblåsaren lämnar in med sin rapport. I de fall en visselblåsare lämnar sina kontaktuppgifter för att underlätta kommunikation med sin handläggare finns avtal med kund om att de aldrig får tillgång till dessa kontaktuppgifter. Det enda sättet som vår kund kan få tillgång till dina kontaktuppgifter är om du aktivt väljer att vi får dela uppgifterna med kunden.
Den typ av information som inkommer i ett visselblåsarsystem är känslig till sin natur. Vi som står bakom tjänsten har arbetat med denna typ av frågeställningar sedan början av 2000-talet och har en god förståelse för komplexiteten och känsligheten av denna typ av ärenden och erfarenhet om hur de skall hanteras.
Läs mer om den tekniska säkerheten under Vad garanterar att min identitet inte röjs?

När väljer jag att vara anonym eller ej?

Du börjar alltid som anonym i visselblåsarsystemet. När du är anonym sparas inte dina personuppgifter. Om du vill vara öppen med din identitet så är detta något du själv väljer i ett senare skede — när du skapar din rapport. Då kommer du att få frågan om du vill vara öppen med din identitet mot handläggare som hanterar rapporten. Du kan också välja att även vara öppen med din identitet mot den organisation rapporten avser.
Vi ser gärna att du väljer att vara öppen med dina kontaktuppgifter mot handläggaren eftersom detta underlättar hanteringen av ärendet. Observera att när du väljer detta alternativ är du bara öppen mot den externa handläggaren och alltså inte mot organisationen som din rapport avser.

Är jag anonym redan från början?

Ja, du börjar alltid som anonym i systemet. Du måste senare göra ett aktivt val om du vill lämna dina kontaktuppgifter.

Vad garanterar att min identitet inte röjs?

Om du inte själv skriver ut ditt namn i rapporten går det inte att se vem som lämnat ärendet i systemet. Trumpet är utvecklat utifrån högsta standard kring sekretess och säkerhet:
  • All lämnad information krypteras enligt en metod som gör att endast visselblåsaren och handläggare kan komma åt dina personuppgifter eller läsa den fullständiga rapporten. De krypteringsalgoritmer vi använder oss av (AES-256) är alltid uppdaterade, säkra och utvärderade metoder som följer högsta säkerhetsstandard.
  • All kommunikationen med tjänsten, dvs mellan besökarens dator och tjänstens servrar, sker krypterat enligt den säkraste internetstandarden SSL EV. ”SSL” innebär kryptering av informationen som effektivt skyddar mot avlyssning. ”EV” innebär ett tillägg som utöver kryptering även säkerställer identiteten hos den server som besökaren kommunicerar med, vilket skyddar mot bedragare.
  • Systemet är konstruerat för att inte lagra någon information om vare sig de som besöker webbtjänsten eller lämnar rapporter. Spårbar information lagras varken i besöksstatistik eller systemloggar. Enbart de personuppgifter som lämnas av dig som visselblåsare i din rapport sparas och du väljer själv vilka personer som ska ges tillgång till uppgifterna.

Vad innebär anonym?

Att du är anonym innebär att varken dina personuppgifter eller uppgifter från din dator som till exempel IP-nummer sparas eller kan spåras. Du börjar alltid som anonym i visselblåsarsystemet. Om du vill vara öppen med din identitet, är detta något du själv väljer i ett senare skede när du skapar din rapport. Det finns två alternativ. Antingen väljer du att vara öppen med din identitet enbart mot handläggare som hanterar rapporten. Du kan även vara öppen med din identitet både mot handläggaren och den organisation rapporten avser.

Varför skulle jag välja att inte vara anonym?

När du väljer att vara öppen mot din handläggare kan en direktkontakt etableras via till exempel telefon. Detta underlättar för hanteringen av ärendet eftersom vi kan ha en snabb och öppen dialog med dig. Det går att ha en dialog via systemet även när du väljer att vara anonym, dock inte lika effektiv eftersom den är beroende av hur ofta du loggar in för att uppdatera dig i ärendets status och för att svara på frågor som kan vara avgörande för processen.

Vem är handläggaren?

De som handlägger ärenden som kommer in genom visselblåsarsystemet arbetar på uppdrag åt Whitepaper Advisors. Alla handläggare har tystnadsplikt i enlighet med upprättat sekretessavtal för att få arbeta med tjänsten.
Läs mer under Varför kan jag lita på Trumpet?

Vilka i organisationen kommer att få veta vem jag är om jag väljer att berätta vem jag är?

När du skapar din rapport kommer du att få frågan om du vill vara öppen med din identitet. Det kan du göra på två sätt:
  1. Öppen enbart mot handläggare som hanterar rapporten. Om du väljer detta alternativ är det bara handläggaren hos oss som får ta del av dina personuppgifter för att sköta kommunikationen med dig. (Whitepaper Advisors är därmed personuppgiftsansvariga.) Handläggarna är alltid en extern oberoende part, och uppgifterna om vem du är lämnas inte ut till berörd organisation.
  2. Öppen både mot din handläggare och den organisationen som ärendet avser. I detta fall kommer vi att delge dina personuppgifter för den kommitté hos organisationen som har till uppgift att besluta om hur ärenden skall hanteras. (Organisationen är därmed personuppgiftsansvariga.)
    Om din rapport pekar på att någon i kommittén är inblandad, exkluderas denna person från att vara delaktig i beslut och vidare hantering av ärendet.

Rapportering

Vad är relevant att rapportera?

Börja med att identifiera problemet och tänk igenom vad som har hänt. Beskriv all fakta du känner till. Utveckla ditt påstående noggrant samt allt som kan ha relevans för rapporten. Informationen du lämnar ska vara så korrekt och detaljerad som möjligt. Utelämna privata åsikter och spekulationer.
Ta hjälp av nedanstående frågor för att kunna ge en så tydlig bild som möjligt:
  • Vad anmälan avser för händelse?
  • Vem eller vilka är inblandade?
  • När det hände?
  • Var det hände?
  • Om det var en engångsföreteelse eller om problemet är pågående eller återkommande?
Inkludera kontaktinformation till potentiella vittnen samt bifoga eller ange var eventuella bevis (exempelvis i pappersform eller elektroniskt) kan hittas.

Kan jag rapportera något annat än en händelse?

Du får rapportera vad du vill som du anser är ett problem. Ett problem utgörs ofta av en eller flera händelser som är kopplade till tid och person. Med händelse menar vi ett iakttagbart agerande eller skeende, dvs någon typ av förlopp som har hänt, händer eller är på väg att hända. Det underlättar om du belyser vem eller vilka som är inblandade men det är ingenting du måste göra för att kunna lämna en rapport.

Vad händer med min rapport?

Rapporten tas alltid emot av en oberoende handläggare. (Handläggaren är fristående från organisationen som din rapport avser. Du som visselblåsare är som utgångspunkt alltid anonym gentemot handläggaren. Du kan dock välja att vara öppen med dina personuppgifter gentemot handläggaren. Och även om så önskas mot både handläggaren och den organisation som din rapport avser.) Vi återrapporterar till dig via den här kanalen om status i ärendet. Handläggaren lyfter problemet till organisationens kommitté för hantering av visselblåsarärenden. Det är slutligen organisationens kommitté som beslutar om det ska bli en utredning. Vad som kommer hända beror på din rapports omfattning och betydelse. Läs mer under Vem kan läsa det jag rapporterar?

Vem kan läsa det jag rapporterar?

Systemet ägs och drivs av Whitepaper Advisors och det är en handläggare som arbetar för Whitepaper Advisors som först tar emot och hanterar ärendet med din rapport. All kontakt via visselblåsarsystemet sker med handläggaren.
Samtliga organisationer som använder vår tjänst har en kommitté dit handläggaren rapporterar inkommande ärenden. Det är slutligen organisationens kommitté som beslutar om hur varje ärende ska att hanteras. Innan kommittén får tillgång till ärendet granskas det för att säkerställa att inte någon enligt rapporten i kommittén är inblandad. I dessa fall utesluts den eller de personerna från vidare hantering av ärendet. En beskrivning för hur kommittén arbetar finns att läsa på din organisations hemsida (där du fick inloggningsinformation till visselblåsarsystemet).
Systemet är tekniskt konstruerat på ett sådan sätt att ingen utan behörig åtkomst ges tillgång till din rapport och enligt det val du gjort när rapporten skapats. Läs mer under Vad garanterar att min identitet inte röjs?

Vad är ett ärende?

Den händelse du rapporterar medför att ett ärende direkt skapas i visselblåsarsystemet med ett unikt ärendenummer. Innehållet kommer att sparas så länge ärendet är öppet. (Du får återkoppling om status för ärendet genom visselblåsarsystemet. I samband med att ett ärende stängs raderas allt innehåll som är sparat i visselblåsarsystemet, dvs all information du lämnat i din rapport. Inga personuppgifter som uppgetts i din rapport finns kvar i visselblåsarsystemet efter att innehållet i ett ärende raderats.)

Vad räknas som en organisation?

Om du har hittat hit, betyder det att du tillhör eller känner till en organisation som du vill rapportera om på något sätt. Det kan vara ett företag, en offentlig organisation som myndigheter eller kommuner. Även en ekonomisk eller ideell förening räknas som organisation.

Var hittar jag organisationskoden?

Koden hittar du på samma plats som du hittade adressen till denna tjänst, dvs på din organisations hemsida.

Hur vet vi vilken organisation du rapporterar om?

Varje organisation som använder Trumpet har en egen identitet i vårt system. Till varje identitet finns en kommitté knuten som beslutar om hur ärendet kommer att bedömas samt eventuellt utredas. Genom att du använder den adress eller länk som finns på din organisations hemsida kommer ärendet att skapas för rätt organisation som vi hanterar visselblåsartjänsten åt. På så sätt säkerställer vi redan från början att vi vänder oss till rätt kommitté med din rapport.
I din rapport kan du ange specifikt om det rör sig om ett dotterbolag i en koncern eller exempelvis en viss avdelning.

Hur gör jag om personen inte har en titel?

Du behöver inte fylla i vad personen har för titel. Fältet finns eftersom det underlättar att identifiera personen om du anger vad personen har för titel. Du kan också i titelfältet kort beskriva var personen arbetar eller arbetar med. Exempelvis kan du skriva i titelfältet på vilken avdelning personen arbetar eller om du har annan information kring personens arbete som hjälper till att identifiera personen.

Kan jag ange en avdelning eller grupp istället för titel?

Ja, det fungerar lika bra. Syftet med titelfältet är att underlätta för handläggare att identifiera personer som du i din rapport vill uppmärksamma, bryter mot områden som man kan rapportera om i visselblåsarsystemet.

Hur gör jag om jag inte vet personens fullständiga namn?

Om du är osäker kan du skriva det i fältet för personens namn. Beskriv i fältet det du vet om personen och försök beskriva personen så gott du kan: Vad har personen för roll? Kanske arbetar personen på en specifik avdelning eller i ett specifikt arbetslag?

Hur gör jag om jag inte vill namnge någon specifik person?

Det är inget krav att du anger en person. Du får själv bedöma behovet av att ange en person eller inte. Relevansen att ange en person beror på vad du vill rapportera.

Hur ska jag kunna bedöma vilket alternativ att rapportera som passar mig bäst?

Den tydligast och enklaste kommunikationen är med webbformuläret. Oavsett hur du väljer att rapportera kommer ett ärende att skapas för din rapport i visselblåsarsystemet. Vi erbjuder olika kanaler för att du skall kunna ha möjligheten att välja det sätt du känner dig mest bekväm att kommunicera på.

Vad menas med att alternativen är lika säkra?

Oavsett vilken kanal du väljer, sparas ingen data om vem som skickat rapporten.

Rapportering via dator

Hur lång tid har jag på mig att registrera min rapport?

Du har 180 minuter på dig att göra och skicka in din rapport, sedan stängs fönstret automatiskt ner och all din data försvinner.

Kan jag göra rapporten från vilken dator eller telefon som helst?

Det kan alltid finnas en risk att man lämnar spår efter sig på den enhet och de nätverk man använder sig av. Om du vill utesluta att din arbetsgivare har möjlighet att spåra din aktivitet bör du välja en privat dator eller privat telefon samt besöka tjänsten från ett nätverk du litar på, exempelvis ditt hemmanätverk.

Behöver jag använda privat surfningsläge?

”Privat surfningsläge” är en metod för att minska mängden spår som ditt besök på tjänsten lämnar på den dator eller telefon du använder. Webbläsaren sparar då inte information som exempelvis webbplatshistorik och de temporärt nedladdade filerna som datorn tar emot varje gång du besöker en webbplats (webbsidor, bilder och cookies med mera).
Men om du vill vara helt säker att exempelvis inte lämna spår i din arbetsgivares IT-miljö bör du välja en egen, privat dator eller telefon samt besöka tjänsten från ett nätverk du litar på, exempelvis ditt hemmanätverk.

Raderar ni filegenskaperna för mina uppladdade filer?

Vi raderar inte metadata i de filer du bifogar. Anledningen till detta är för att vi skall kunna använda informationen som bevis.
Om du lämnar filer som du själv inte har skapat finns ingen information kopplat till din dator eller dig som person, om du inte har öppnat filerna och sedan sparat om dem.
Om du vill vara garanterad att vi inte skall kunna ta del om uppgifter som kan identifiera dig som person, rekommenderar vi att du inte bifogar filer som du själv sparat.

Finns det andra uppgifter än filegenskaperna som kan röja min identitet?

Du har själv ansvar för den information du lämnar i löptext och bifogar i dokumentation — var uppmärksam på att din identitet inte är utskriven eller att något annat kan röja vem du är. Ange bara dina kontaktuppgifter där de efterfrågas i vårt system.

Vad händer ifall jag vill lämna mer information eller om ni har frågor om min rapport?

Vi kan kommunicera med dig genom detta verktyg, även om du väljer att vara anonym. När du lämnar in din rapport kommer du att få en rapportnyckel och ett lösenord som gör att du kan logga in på ärendet. Vi ber dig därför att logga in med jämna mellanrum för att följa om vi har lämnat några frågor till dig eller status om ärendet. Du har även möjlighet att ställa frågor till oss eller komplettera ditt ärende med information.

Rapportering via telefon (om alternativet erbjuds)

Vem svarar när jag ringer?

Vi har operatörer som tar emot telefonsamtal 24/7. All information behandlas konfidentiellt. Den information du lämnar skrivs ned och rapporteras som ett ärende i visselblåsarsystemet. Därefter tar en handläggare vid.

Varför kan jag lita på den som jag pratar med?

Den som tar emot ditt samtal är en oberoende part som är tränad att konfidentiellt ta emot och registrera informationen du lämnar i visselblåsarsystemet. Mottagaren har tystnadsplikt och är bunden till ett sekretessavtal.

Spelas samtalet in?

Samtalen spelas inte in och ditt nummer registreras inte.

Hur vet jag att samtalet inte spelas upp för någon annan?

Det sker ingen inspelning av samtalet. Du pratar med en person som noterar och registrerar i text det du vill rapportera som ett ärende i visselblåsarsystemet. Personen du pratar med kommer att ställa samma frågor som du skulle få ifall du använt dig av webbformuläret.

Rapportering via brev (om alternativet erbjuds)

Ska jag lägga brevet på postlådan eller hos ett postombud?

Det gör du som du vill. Du behöver inte uppge vem du är oavsett om du lägger brevet på postlådan eller skickar det via ombud. Om du vill försäkra dig om att brevet kommer fram finns det tjänster som du kan använda när du skickar ditt brev via postombud för att följa brevet.

Ska jag skriva för hand?

Det är helt upp till dig. Anledningen att du kan välja mellan olika rapporteringskanaler är för att vi vill ge dig möjlighet att rapportera på det sätt du känner dig mest bekväm med. Av samma anledning får du gärna skriva för hand. Om du skriver för hand är det viktigt att du skriver tydligt för att undvika missförstånd när handläggaren läser din rapport.

Kan inte mina fingeravtryck spåras till mig på det jag postar?

Ditt brev tas emot av en extern och oberoende handläggare. Vi söker inte efter några fingeravtryck. Brevet skannas in och sparas som ett ärende i visselblåsarsystemet, därefter förstörs originalbrevet.

Efter att du lämnat din rapport

Hur ändrar jag i min rapport?

Du kan logga in på ditt ärende, läsa meddelanden från handläggaren och skicka meddelande till handläggaren. Om du vill göra ändringar eller tillägg till den rapport du har lämnat kan du göra det med hjälp av meddelandefunktionen. Du loggar in på ärendet med de inloggningsuppgifter du får när du lämnar in rapporten. Däremot kan du inte logga in och se hela ärendet. Detta eftersom vi vill säkerställa att inte någon obehörig som felaktigt kommit över inloggningsuppgifter skall kunna få tillgång till hela ärendet.

Kan jag efter att jag skickat in en rapport ändra mig om jag vill vara anonym eller öppen med min identitet?

Du kan ändra från att vara anonym till att vara öppen, men inte tvärtom. För att ändra loggar du in med de inloggningsuppgifter du får när du skickar in din rapport. Som inloggad kan du skicka ett meddelande till oss där du meddelar att du vill ändra din status gällande din anonymitet samt bifoga dina personuppgifter.